Excel im Betrieb: wann es reicht und wann es anfängt zu kosten

Excel ist nicht das Problem

Es hält halbe Betriebe zusammen, und das oft seit Jahren. Es ist schnell, es kostet nichts extra, und jeder kann es. Wer Excel pauschal schlechtredet, will meistens etwas verkaufen.

Eine Tabelle, die nur einer versteht, ist kein Werkzeug. Sie ist ein Risiko.

Es gibt aber einen Punkt, ab dem eine Tabelle mehr kostet, als sie einbringt. Der Punkt kommt schleichend, und man merkt ihn selten am Tag, an dem er eintritt.

Sechs Anzeichen

Es gibt mehrere Wahrheiten. Auf dem Rechner im Büro steht etwas anderes als in der Datei auf dem Server, und beide sind irgendwie aktuell. Wenn die Antwort auf "welche gilt" ein Name ist statt ein Ort, ist die Grenze erreicht.

Einer weiß, wie es geht. Die Tabelle hat Formeln, die gewachsen sind. Wenn diese Person Urlaub hat, traut sich keiner ran. Eine Tabelle, die nur einer versteht, ist kein Werkzeug. Sie ist ein Risiko.

Es wird abgetippt. Zahlen wandern aus einer Mail in die Tabelle und von dort in ein anderes Programm. Jedes Abtippen ist Zeit und jedes Abtippen ist eine Fehlerquelle.

Niemand sieht, was fehlt. Eine Tabelle sagt dir, was drinsteht. Sie sagt dir nicht, dass seit Dienstag keine Rückmeldung von der Baustelle gekommen ist. Genau das ist aber die Information, die du brauchst.

Der Verlauf fehlt. Wer hat den Termin verschoben und warum? Bei einer Tabelle sieht man das Ergebnis, nicht den Weg. Bei Streit mit einem Kunden ist das genau die Lücke.

Draußen geht es nicht. Auf der Baustelle liegt das Handy in der Tasche, nicht die Tabelle. Was dort passiert, kommt abends oder gar nicht ins Büro.

Was du zuerst versuchen solltest

Nicht jedes dieser Anzeichen bedeutet eigene Software.

Wenn es an mehreren Wahrheiten liegt, hilft oft schon ein Ort, an dem die Datei liegt, und die Regel, dass es nur diesen einen gibt.

Wenn es am Abtippen liegt, prüfe, ob deine vorhandenen Programme miteinander reden können. Viele können es und es ist nur nie eingerichtet worden.

Wenn es an einer Person hängt, schreib auf, was diese Person weiß. Das klingt banal und ist die günstigste Absicherung, die es gibt.

Wann eigene Software die richtige Antwort ist

Wenn dein Ablauf so ist, wie er ist, weil er zu deinem Betrieb passt, und du kein Programm findest, das ihn trifft. Dann passt du entweder deinen Betrieb an ein Programm an, oder du lässt dir ein Werkzeug für deinen Ablauf bauen.

Das ist keine Grundsatzfrage, sondern eine Rechnung. Wenn im Büro zwei Stunden am Tag mit Suchen und Nachfragen draufgehen, steht dem ein Betrag gegenüber, den man ausrechnen kann.

Der ehrliche Zwischenweg

Manchmal ist die Antwort, dass Excel für einen Teil bleibt und für einen anderen etwas Eigenes dazukommt. Das ist kein Rückzieher, sondern meistens die günstigste Lösung.

Wir bauen nicht gerne Werkzeuge, die etwas ersetzen, das funktioniert. Wenn deine Tabelle für die Nachkalkulation gut ist, bleibt sie. Wir bauen das, was fehlt.

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