Die Auftragssteuerung, die über WhatsApp läuft

Womit der Kunde zu uns kam.

Aufträge liefen über Zuruf, Telefon und Zettel. Das Büro wusste oft erst abends, was auf der Baustelle passiert ist, und jede Rückfrage kostete einen Anruf.

Übliche Projektsoftware scheitert in so einem Betrieb nicht an den Funktionen, sondern an der Benutzung. Ein Monteur mit nassen Händen meldet sich nicht in einem Portal an. Jedes Werkzeug, das eine eigene App und ein Passwort verlangt, bleibt leer.

Was wir gebaut haben

Zwei Oberflächen auf denselben Daten. Das Büro bekommt eine Tafel mit einer Spalte je Mitarbeiter, dazu Projekte, Fristen und Freigaben und einen Großbildschirm für die Wand. Die Monteure bekommen WhatsApp.

• Ein Assistent mit dem Namen Röhrich nimmt Sprachnachrichten entgegen und versteht die Sprache auf der Baustelle samt Kundennamen.
• Er setzt den Stand am Auftrag, hängt Fotos an die richtige Karte und hält Zusagen schriftlich fest.
• Er richtet Erinnerungen ein und leitet Rückfragen an die Kollegen weiter.
• Er erinnert von sich aus an offene Aufträge, aber nur innerhalb der Geschäftszeiten.
• Die Projektleitung gibt per Chat oder auf der Tafel frei.
• Ein Protokoll zeigt jede einzelne Aktion des Assistenten.

Die Verbindung läuft über die offizielle Schnittstelle von WhatsApp Business, ohne einen Vermittler dazwischen. Die Mitarbeiter haben kein Passwort: Wer den Büro-Teil öffnet, bekommt einen Code per Mail. Fotos liegen verschlüsselt bei einem europäischen Anbieter, und die Aufrufe an das Sprachmodell laufen über einen Weg, bei dem die Verarbeitung in der EU bleibt.

Was dabei herauskam

Das System ist im täglichen Einsatz. Die Meldungen kommen jetzt von der Baustelle und nicht mehr abends aus der Erinnerung.

Fotos hängen am richtigen Auftrag statt im Gruppenchat. Das Büro sieht auf einen Blick, wer woran arbeitet, und die Projektleitung gibt vom Handy frei.

Wie es dahin kam

Der Assistent lernt im Betrieb mit. Sagt ihm ein Monteur einmal ein Montagemaß oder wie ein Auftraggeber etwas gern hätte, weiß er es danach. Damit bleibt das Wissen im Betrieb und steckt nicht im Kopf eines Einzelnen.